Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W 2026 roku korzystanie z niego staje się obowiązkowe — ale nie dla wszystkich firm w tym samym momencie. Poniżej wyjaśniamy, kogo i kiedy dotyczy obowiązek oraz jak przygotować się bez stresu.
Stan prawny na lipiec 2026 r. Terminy wdrożenia KSeF były w przeszłości kilkukrotnie przesuwane. Przed podjęciem decyzji warto potwierdzić aktualny stan przepisów lub skontaktować się z naszym biurem.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wchodzi etapami, w zależności od wielkości firmy:
- Od 1 lutego 2026 r. — najwięksi podatnicy, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w poprzednim roku 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali przedsiębiorcy, w tym większość małych i średnich firm.
- Do 2027 r. — najmniejsze podmioty (tzw. wykluczeni cyfrowo, o niewielkiej miesięcznej wartości sprzedaży) mają dodatkowy czas na dostosowanie.
Jeśli nie masz pewności, która data dotyczy Twojej działalności, pomożemy to ustalić na podstawie Twoich danych sprzedażowych.
Co zmienia KSeF w codziennej pracy?
Po wejściu obowiązku faktury nie będą już wystawiane „luzem” w dowolnym programie i wysyłane e‑mailem. Zamiast tego:
- Fakturę wystawiasz w formacie ustrukturyzowanym (XML) zgodnym ze schemą Ministerstwa Finansów.
- Dokument trafia do KSeF, który nadaje mu unikalny numer identyfikujący.
- Odbiorca pobiera fakturę bezpośrednio z systemu.
W praktyce oznacza to jednolity obieg dokumentów, brak zagubionych faktur i szybszy dostęp do danych — ale też konieczność dostosowania oprogramowania i procesów w firmie.
Jak się przygotować — krok po kroku
- Sprawdź termin, który dotyczy Twojej firmy (patrz wyżej).
- Zweryfikuj oprogramowanie do fakturowania — czy obsługuje wysyłkę i odbiór faktur w KSeF.
- Uporządkuj uprawnienia — kto w firmie będzie logował się do systemu, pobierał certyfikaty i tokeny.
- Przeszkól osoby, które wystawiają faktury, zanim obowiązek zacznie obowiązywać.
Jak pomaga biuro rachunkowe
W naszym biurze pracujemy w KSeF na co dzień. Wspieramy klientów w:
- logowaniu inicjalnym oraz pobraniu certyfikatów i tokenów,
- integracji oprogramowania do wystawiania i odbioru e‑faktur (Comarch Betterfly) z systemami Comarch ERP,
- przeszkoleniu działu sprzedaży,
- bieżącym śledzeniu zmian w przepisach.
Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna albo jest spóźniona z wdrożeniem — nadrobimy to razem. Skontaktuj się z nami, a przeprowadzimy Cię przez cały proces.